Apprendre à utiliser les tableaux structurés Excel : avantages

Avec l’avancée de la technologie dans le domaine de l’informatique, depuis son apparition en 1989, Microsoft Office cherche toujours des solutions pour nous aider. Installée sur ordinateur, Microsoft est une suite bureautique qui fonctionne avec des plateformes fixes et mobiles. Elle procure une suite de logiciels comme : Excel, Word, Outlook, PowerPoint, Access, OneNote, etc. Elle propose également une version web qu’on peut utiliser en ligne à partir d’un navigateur web. On peut aussi l’utiliser sur des appareils mobiles tels : iPhone, iPad, Windows phone, tablette et sur des téléphones portables Android ou smartphone. Elle est la suite bureautique la plus utilisée à travers le monde. Dans cet article, nous allons parler du logiciel Excel, ensuite, nous allons parler des tableaux structurés d’Excel, après, nous allons voir les avantages que ce dernier pourra nous procurer et enfin, voir les stratégies pour l’utiliser.

Microsoft Excel

Excel est un logiciel qui a été distribué et développé par Microsoft. C’est un logiciel tableur de la suite bureautique. Ce logiciel inclut les fonctions suivantes : calcul numérique grâce à des formules de calcul, représentation graphique pour utiliser des graphes, analyse de données pour le tableau croisé dynamique et programmation pour utiliser les macros écrite. Microsoft Excel 2019 est la version la plus récente qui fait partie de la suite Microsoft Office 2016, mais incluse dans l’abonnement à Office 365. Chaque fichier équivaut à un classeur comportant des feuilles de calculs élaborées en onglets. Des éléments de programmation que sont les macros aussi peuvent être contenus par le classeur. Une case est l’intersection d’une ligne et d’une colonne. Une cellule est le nom distribué à une case du tableau. Chaque feuille contient une cellule qui peut contenir soit des valeurs numériques ou non soit des formules qui servent pour calculer. Comme on a vu, office mobile fut créé en avril 2014 afin que le logiciel soit rendu utilisable sur nombreux supports. Par la suite, il y a eu le tableau structuré qui sont conçus pour plus de professionnalisme avec beaucoup de fonctionnalités.

Les tables de données

Les tables de données ou tableaux structurés d’Excel, créés avec de nouvelles fonctionnalités et d’une utilisation plus professionnelle. Elles sont représentées par une plage rectangulaire. Elle est organisée avec une ligne d’en-tête suivie par des lignes de données. Un champ est représenté par une colonne et un enregistrement correspond à chaque ligne. Vous êtes obligés de créer vos tableaux structurés quand vous voulez concevoir des classeurs professionnels adaptables et très fiables. Il est recommandé alors d’utiliser cet outil d’Excel.

Les avantages des tableaux structurés

Nombreux sont les avantages procurés par les tableaux structurés d’Excel. Je vais vous lister quelques exemples afin que vous puissiez comprendre comment il fonctionne. Vous pouvez utiliser l’option copier-coller de références structurées. Vous pouvez aussi utiliser la poignée de recopie pour une recopie latérale de votre formule. Ils facilitent la lecture des formules ainsi que la saisie. Les nouvelles données seront automatiquement comprises dans la formule. Cela veut dire que si vous saisissez de nouvelles données à la suite de la dernière ligne de votre tableau, ce dernier va s’agrandir automatiquement en utilisant un tableau structuré. Vous pouvez avoir un tri bien sécurisé avec les tableaux structurés, car il peut sélectionner toutes les lignes de votre tableau. C’est la même chose pour l’insertion ou la suppression qui sont aussi sécurisées. Il vous permet de créer une plage dynamique sur base de votre colonne juste en sélectionnant la colonne et après vous pouvez créer la plage nommée. Au cours de votre création d’une colonne formulée, Excel se charge de répandre cette formule dans toute la colonne de votre tableau. Le tableau structuré aussi actualise votre tableau croisé dynamique y compris vos nouvelles données. C’est possible aussi de faire des extensions de mise en forme conditionnelles ou MFC. Pour la ligne de total, même si vous masquiez la Line après personnalisations des formules, elles seront toujours mémorisées dès que vous affichez à nouveau votre ligne de total.

Les stratégies pour l’utiliser

Vous devez considérer les points suivants pour utiliser les tableaux structurés. Vous devez employer des classeurs qui contiennent des liens en dehors vers des différents Excel dans un classeur similaire. Ainsi, pour éviter les erreurs, le classeur d’origine attaché doit être entrouvert dans Excel. Pour utiliser la saisie de référence structurée, il est nécessaire d’utiliser la saisie semi-automatique des formules pour s’assurer d’utiliser la syntaxe correcte. Vous devez bien noter que quand vous utilisez un tableau structuré, déplacer ou copier une formule reste identique. Pour renommer une colonne ou un tableau, l’en tête de la colonne ainsi que l’utilisation de ce tableau dans toutes les références structurés du classeur sera modifié automatiquement par Excel. Pour supprimer ou ajouter des lignes et des colonnes dans votre tableau, il faut savoir que pour les tableaux structurées, les références des cellules s’ajustent automatiquement.

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